Met ingang van 1 januari 2011 hebben werkgevers kunnen kiezen voor de werkkostenregeling. Dat mag, maar moet nog niet. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 kan de werkgever steeds opnieuw de keuze maken. Er mag dus in 2011 wel en in 2012 weer niet gekozen worden voor de regeling. In de werkkostenregeling wordt een groot aantal onbelaste vergoedingen vervangen door een onbelaste vergoeding van maximaal 1,4% van de loonsom (in 2013 wordt die ruimte 1,6%).
Veel werkgevers (of hun personeel) denken dat de werkkostenregeling nadeliger is dan de oude regeling.
Dat is echter niet bij voorbaat zeker. Men zal dus moeten inventariseren. Een deel van de werkgevers zal baat hebben bij de werkkostenregeling.
In ondernemingen waar onder de oude regeling heel veel onbelast vergoed werd, zal de werkkostenregeling wel nadelig kunnen uitpakken. Daar staat tegenover dat bij overschrijding van de norm de eindheffing van 80% wel weer voordelig kan zijn. Indien uit inventarisatie van de oude en de nieuwe voorwaarden blijkt dat de oude regeling voordeliger is, dan kan tot en met 2013 voor de oude regeling gekozen worden, maar kan al vast de overgang per 1 januari 2014 worden ingepast in de arbeidsvoorwaarden. Een werkgever die er nu aan begint, heeft veel meer tijd om de regelingen aan te passen. De voorbereiding en de invoering van de veranderingen kunnen wel eens veel meer tijd vergen dan gedacht. Denk aan personeelshandboeken, cao’s en andere regelingen. Daarin is mogelijk opgenomen dat werknemers bijvoorbeeld het recht hebben op een (netto) fiets van de zaak, maar dan wel tegen inlevering van vrije dagen, bruto loon, of vakantiegeld. Dat zou moeten worden aangepast omdat een fiets van de zaak onder de nieuwe regeling niet meer onbelast mag plaatsvinden (ook niet als er loon voor wordt ingeleverd), tenzij er nog ruimte is in de 1,4% van de loonsom.
Ook de vaste kostenvergoedingen moeten goed worden bekeken. Als het goed is, moet daar onder de oude regeling een onderbouwing van zijn. Aan de hand van die onderbouwing kan men zien welke kosten onder de nieuwe regeling nog steeds onbelast vergoed kunnen blijven worden. Dat kan dan boven de ruimte van 1,4 (of later 1,6%) van de loonsom.
De weg naar de werkkostenregeling is moeilijk. De regeling zelf niet. De oude regeling kent meer dan twintig specifieke vrijstellingen. De nieuwe werkkostenregeling geeft een werkgever de mogelijkheid om binnen de ruimte van 1,4% allerlei onbelaste vergoedingen aan de medewerkers te geven.