Werkgevers die hun werknemers tegemoet willen komen door bepaalde werkgerelateerde zaken te vergoeden of te verstrekken, hebben in het huidige loonheffingenstelsel (overgangsregeling) te maken met een veelheid aan regels. Het stelsel kent 29 categorieën en voor elke regeling hanteert de Belastingdienst specifieke regels. Denk aan werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness.
De werkkostenregeling (WKR) is in het leven geroepen als vervanger voor de oude regels van personeelsvergoedingen en -verstrekkingen. Met de WKR wil de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terugbrengen.
De WKR vervangt alle bestaande fiscale regels voor vergoedingen. Dit betekent dat maximaal 1,5% (in 2013) van de fiscale loonsom besteed mag worden aan onbelaste personeelsvergoedingen en -verstrekkingen. Zolang deze binnen de 1,5% (forfaitaire ruimte)blijft, is het onbelast. Over vergoedingen/ verstrekkingen is een eindheffing verschuldigd van 80%. Bij invoering van de WKR gold een overgangsregeling tot 1 januari 2014. Ondanks de toezegging dat deze regeling lastenverlichting zou brengen, zijn de werkgevers niet enthousiast. Tot nu toe zijn niet veel bedrijven op de WKR overgegaan.
De invoering ervan is geen eenvoudig verhaal. De werkkostenregeling betekent dat wellicht de loonadministratie aangepast moet worden. Ook ligt het voor de hand dat er een nieuw declaratiereglement moet worden opgesteld. Daarnaast zullen er nieuwe afsprakenmoeten komen over de vaste kostenvergoedingen met het personeel, al dan niet in CAO-verband.
De WKR is ingewikkeld en vraagt een goede voorbereiding. Werkgevers hebben te weinig tijd gehad om zich goed voor te bereiden. Tevens zit er in de regeling nog een aantal knelpunten. Onlangs heeft de staatssecretaris aangekondigd dat de overgangsregeling met één jaar verlengd zal worden en wel tot 1 januari 2015.
Dit geeft dus ruimte aan de werkgever om zich voor te bereiden op de invoering van de WKR en anderzijds aan de wetgever tijd om de knelpunten te onderzoeken en waar mogelijk aan te passen. De werkgever zal dus aan de slag moeten en niet wachten tot medio 2014! Breng daarom nu al de volgende zaken in kaart:
- inventariseren welke vergoedingen en verstrekkingen er onder de huidige (niet-WKR) regeling zijn;
- aanpassing van de financiële administratie;
- mogelijk aanpassing van de arbeidsvoorwaarden (uiteraard in overleg met de personeelsleden).