Vanaf 1 januari 2011 is het mogelijk om in plaats van met vaste onkostenvergoedingen te werken, over te stappen op de zogenaamde werkkostenregeling. Het is echter niet verplicht om vanaf 1 januari 2011 over te stappen op deze nieuwe werkkostenregeling. De oude regeling is immers nog steeds van kracht tot en met 31 december 2013.
In de oude regeling kon een werkgever één keer per drie kalenderjaren een fiets (tot een bepaald bedrag) belastingvrij verstrekken, onder voorwaarde dat de werknemer meer dan de helft van het aantal werkdagen de fiets gebruikt om naar het werk te komen. Onder de werkkostenregeling is de fietsregeling vervallen, maar blijft gelukkig de vrijstelling voor het gebruik van de fiets voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer) van € 0,19 per afgelegde kilometer als afzonderlijke vrijstelling in stand: een zogeheten gerichte vrijstelling. Indien men kiest voor de werkkostenregeling, kan een werkgever binnen de vrije ruimte van 1,4% van de loonsom zonder nadere normeringen en beperkingen een fiets vergoeden of verstrekken. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de fiets. Het mag ook een elektrische scooter zijn. De voorwaarde dat de werknemer de fiets of scooter voor minimaal 50% van het aantal werkdagen gebruikt om naar het werk te komen is vervallen in de werkkostenregeling.
Voorbeeld
De werkgever vergoedt een (elektrische) fiets van € 1.500. De kosten van de fiets brengt de werkgever ten laste van zijn vrije ruimte, waardoor de werknemer geen bijdrage voor de aanschaf van de fiets hoeft te doen. Als de vrije ruimte voor vergoedingen en verstrekkingen niet wordt overschreden, vindt geen belastingheffing plaats.
Personeelslening
Onder de werkkostenregeling is wel het belastingvrije rentevoordeel in stand gebleven van een renteloze (of laagrentende) personeelslening voor de aanschaf van een fiets. De lening mag ook worden aangegaan voor aanschaf van een elektrische fiets of een elektrische scooter. Er zou kunnen worden afgesproken dat de aflossing van de lening zal plaatsvinden met de € 0,19 per kilometer die de werknemer belastingvrij van de werkgever mag ontvangen voor het woon-werkverkeer (en andere zakelijke kilometers).