| Als de werknemer reist (zakelijk of woon-werkverkeer) mag maximaal € 0,19 per kilometer onbelast worden vergoed. Er kan ook voor worden gekozen om de werkelijke reiskosten voor openbaar vervoer te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft geen rekening te worden gehouden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft.Als de werknemer de afstand gedeeltelijk met eigen vervoer reist en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding worden gegeven van € 0,19 per kilometer. Ook mogen dan de werkelijke openbaar vervoerkosten onbelast worden vergoed, vermeerderd met maximaal € 0,19 per kilometer voor eigen vervoer. Met de werknemer mag een vaste vergoeding voor reizen per tijdvak worden afgesproken indien gekozen wordt voor een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Bij de vaststelling
van de vaste vergoeding dient wel aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Om de werkelijke openbaar vervoerkosten onbelast te vergoeden, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: ■ de werknemer overhandigt de werkgever de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn; ■ in de administratie van de werkgever is een directe en eenduidige relatie te leggen tussen de vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen; ■ de werkgever bewaart de vervoerbewijzen bij zijn administratie (dat hoeft niet de loonadministratie te zijn). Van de gebruiker van de OV-chipkaart dienen de overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de OV-chipkaart staan te worden bewaard. Als de werknemer tijdens een reis vertraging heeft opgelopen, kan hij bij de vervoerder een vertragingsvergoeding aanvragen. Bij de aanvraag moet hij het originele vervoerbewijs inleveren. In dat geval dient een kopie van het vervoerbewijs en de brief of het e-mailbericht van de vervoerder met de toekenning of afwijzing van de vertragingsvergoeding te worden bewaard. OV-chipkaart De OV-chipkaart is een nieuw vervoerbewijs en vraagt om bijzondere aandacht. Er zijn drie versies: 1. de persoonlijke OV-chipkaart op naam; 2. de anonieme OV-chipkaart; 3. de wegwerp OV-chipkaart. Alleen de houder van een persoonlijke OV-chipkaart kan via een online account een overzicht van transacties over de afgelopen achttien maanden uitdraaien. De eenmalig bruikbare wegwerp OV-chipkaart kan niet aan een transactieoverzicht worden gekoppeld. Voor uw bewaarplicht van vervoerbewijzen moet u de werknemer bij gebruik van een persoonlijke of anonieme OV-chipkaart vragen om op tijd transactieoverzichten uit te draaien en aan u te overhandigen. Bij gebruik van de wegwerp OV-chipkaart kan geen onbelaste vergoeding worden uitbetaald. |
